Jak zoptymalizować obieg e-dokumentów?

Jednym z bardziej istotnych problemów związanych z wysyłka dokumentów w formie elektronicznej, była konieczność ich wydrukowania, oraz żmudnego przepisywania. Powodowało to, że nie odnoszono żadnych widocznych korzyści z wykorzystywania dokumentów księgowych w formie elektronicznej. Nic dziwnego więc, że coraz popularniejsze staje się ich ustandaryzowanie. Dzięki niemu, dokument finansowo-księgowy jest zapisywany nadal w formacie PDF, ale wraz z szeregiem znających się na nim informacji.

Optymalizacja obiegu e-dokumentów

Dzięki temu natychmiastowa wysyłka e-dokumentów, z pominięciem wykorzystywania drogi mailowej, czy też ich przepisywania. Metadane, które znajdują się na dokumencie PDF, dotyczą wszystkich najbardziej istotnych danych księgowych. Mogą to być dane kontrahentów, data sprzedaży oraz jej przedmiot, jak również wartość netto. Co ważniejsze, nie widać również żadnych różnić pomiędzy takim wzbogaconym plikiem, a standardowym plikiem PDF. Oczywiście, taka faktura wraz metadanymi, może być generowana jedynie przez specjalistyczne programy magazynowe. Co najbardziej istotne, taki format ich zapisu oraz generowania, pozwala również na zoptymalizowanie obiegu takich dokumentów elektronicznych. Proces ten opiera się o kilka, odrębnych kroków. Krok pierwszy, to wystawienie faktury elektronicznej przez sprzedawcę, z wykorzystaniem programu magazynowego. Następnie, plik ten może być wysłany automatycznie bezpośrednio do połączonej z programem magazynowym, internetowej platformy wymiany plików.

Następnie, faktura jest zaciągana do programu magazynowego danego kontrahenta. System ten, jest w stanie pobrać z połączonej z nim platformy dokument księgowy, oraz automatycznie odczytać z niego najważniejsze dane. Dzięki temu, możliwe jest jego zaksięgowanie, bądź też weryfikacja poszczególnych danych, dzięki skierowanie dokumentu do bufora. Taki automatyczny tryb dystrybucji dokumentów księgowych wiąże się z licznymi zaletami. Przede wszystkim pozwala to na ograniczenie wszelkich błędów, związanych z procesem ręcznego przepisywania dokumentów księgowych, które do niedawna było koniecznością. W obecnym czasie coraz bardziej istotną rolę zaczynają odgrywać dokumenty w formie elektronicznej. Tego rodzaju dokumenty można w bardzo wygodny sposób przesyłać pomiędzy poszczególnymi podmiotami. Jest to jednak widoczne tylko w tym przypadku, gdy dokumenty te spełniają pewne, nowoczesne standardy. Szczególnie istotne jest, aby znajdowały się na nich metadane, które mogłyby być automatycznie sczytywane przez program magazynowy.